식품 구매 절차 가이드 : 식재료 구매 관리

체계적인 식품 구매 절차 없이 주먹구구식으로 식품을 구매하면 문제가 발생할 수 있어요.

오늘은 전문가들이 사용하는 식품 구매 절차를 상세하게 안내해 드릴게요.

이 가이드를 통해 효율적이고 안전한 구매 시스템을 구축해 보세요!

💡식품 구매의 목적
① 양질의 식품을 저렴한 가격으로 구입하고 안전하게 보관·관리하여 식생활을 경제적으로 안정하게 발전시켜요.
② 적절한 품질과 수량의 자재를 제시간에 알맞은 가격으로 적당한 공급원으로부터 구입하여 적정한 장소에 납품해요.

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1단계: 수요 예측 및 구매 계획 수립

구매 절차의 첫 단추는 '무엇을, 얼마나' 살지 예측하는 거에요.

계획이 부실하면 식재료가 남아 폐기되거나, 부족하여 급하게 비싼 가격에 구매하게 돼요.

과거 판매/소비 데이터, 계절적 요인, 다음 주 메뉴 계획(식단표)을 분석하여 필요한 품목과 수량을 결정해요.

현재 창고와 냉장고에 남아있는 재고를 파악하여 구매할 양에서 제외해요. (재고 관리 대장 활용)

최종적으로 필요한 품목(규격, 단위 포함), 수량, 희망 납기일을 포함한 구매 발주서를 작성해요.

💡FIFO(First In, First Out) 원칙을 고려하여 재고 회전율이 높은 품목 위주로 구매량을 결정해요.

 

식재료 관리법 : 창고 저장 및 관리 전략

식재료 관리법 : 창고 저장 및 관리 전략

💡구매계획 수립을 위한 기초 조사
① 구매물품의 가격 조사, 납품업체 조사, 거래조건, 물가동향에 대한 시장조사를 해요.
② 구매 관련 내·외부 정보 및 자료에 대한 조사를 해요.
③ 조직 내 설비, 장치, 장소, 저장능력의 활용도를 검토해요.
④ 구매물품의 재고 현황, 생산 계획, 판매 계획을 수립해요.
⑤ 수송 수단, 유통 구조, 비용을 조사해요.
⑥ 구매물품 및 거래처의 과거 보유 기록과 자료를 조사해요.

💡구매계획의 종류
① 방침계획: 기업의 경영계획과 관련된 기본 방침으로, 정책의 구체적인 실행을 위한 규정이에요.
② 구매계획: 소요량을 파악하고 구매내용에 따라 발주하고 입고, 검수, 저장 관리를 계획해요.
③ 생산 및 판매계획: 식품 관련 업체에서 생산되는 시품은 소비자에게 판매·소비돼요.

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2단계: 구매처 선정 및 발주

식재료의 품질은 구매처의 신뢰도에 크게 좌우되므로 안전성과 경제성을 고려하여 구매처를 선택해요.

HACCP 인증 여부, 정기적인 위생 점검 기록을 확인하고 원하는 식재료의 규격(크기, 원산지, 신선도)을 안정적으로 공급할 수 있는지 평가해요.

최소 2~3개 업체로부터 견적을 받아 가격, 납품 조건(운송비, 결제 조건)을 비교하고 구매 목록(발주서, PO: Purchase Order)을 선정된 납품업체에 전달해요.

이때 납품 시간, 장소, 검수 기준을 명확히 고지해야 해요.

📌 계란, 육류 등은 반드시 축산물 이력제 번호나 등급 판정 확인서를 요구해요.

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3단계: 🚚 납품 및 검수

식품 구매 절차에서 오류가 많이 발생하는 단계에요.

납품된 식재료가 주문한 규격과 품질 기준에 맞는지 현장에서 철저히 확인해야 해요. (검수일지/검수대장 활용)

식재료 검수관리 서식 : 검수일지 & 검수대장 (PDF)

식재료 검수관리 서식 : 검수일지 & 검수대장 (PDF)

 

식재료 도착 즉시 검수를 시작하고, 특히 온도 관리가 중요한 냉장/냉동 식품은 가장 먼저 검수해야 해요.

냉장품, 냉동품 적정 온도 여부와 신선도, 색상, 흠집, 파손 여부, 포장재의 밀봉 상태를 확인해요.

발주 수량과 납품 수량이 일치하는지 계량하고, 유통기한이 충분히 남아 있는지, 제조일자가 오래되지 않았는지 확인해요.

품질이 미달되거나 주문 내용과 다른 경우, 즉시 반품/교환 조치를 취하고 검수일지에 기록해요.

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4단계: 입고 및 보관

검수를 통과한 식재료는 품질 저하와 오염을 막기 위해 지정된 장소에 즉시, 올바른 방법으로 보관되어야 합니다.

먼저 구매한 식재료를 먼저 사용하도록(선입선출법, FIFO) 새로 들어온 식재료는 안쪽에 배치하고, 기존 재고를 앞쪽에 둬요.

육류, 수산물, 채소류 등 품목별로 지정된 냉장/냉동고에 보관하고, 서로 섞이지 않도록 밀폐 용기나 덮개를 사용하여 교차 오염을 방지해요.

보관 시설(냉장고, 냉동고, 창고)의 온도를 주기적으로 확인하고 기록하여 적정 온도가 유지되도록 관리해요.

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5단계: 결제 및 피드백

검수 및 입고가 완료된 수량과 단가를 확인하여 납품업체에 대금을 결제해요. (세금계산서, 거래명세서 확인)

검수대장에 기록된 부적합 발생 건수, 납품 시간 준수 여부를 종합하여 납품업체에 정기적으로 피드백을 제공해요.

모든 서류(발주서, 검수일지, 검수대장, 거래명세서)는 법적 기준에 따라 일정 기간 보관해요.

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💡식품 구매 시 유의사항:
① 식품 구입 계획 시 식품의 가격과 출회표(출회: 상품이 시장에 나온다)에 유의해요.
② 소고기(육류) 구입 시 중량과 부위에 유의해요.
③ 사과, 배 등 과일 구입 시 산지, 상자당 개수, 품종에 유의해요.
④ 육류 및 어패류, 채소류는 매일 구입하고, 건물류와 조미료 등 장기간 보관이 가능한 식품은 한달에 한 번 정도 구입해요.
⑤ 식품을 구입할 때는 불가식부 및 폐기율을 고려하여 필요량을 구매해요.