재료 관리 필수 문서 : 구매명세서 작성 항목

외식업 운영과 식재료 관리는 정확한 구매명세서 작성에서 시작돼요.

구매명세서는 '어떤 품질의 재료를, 어떤 기준으로, 어떻게 받을지'를 문서화한 거에요.

구매명세서에 반드시 포함되어야 할 11가지 항목을 설명해 드릴게요!

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1. 물품명

• 구매하고자 하는 재료(품목)의 정확한 명칭을 기재해요.
• 작성 예: '쇠고기(Beef)' 대신 '한우 채끝 등심 1+ 등급', '올리브/검은 올리브', '오이/다대기 오이'

💡시장에 통용되는 용어도 함께 기록하면 정확한 물품에 대한 이해에 도움이 돼요.

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2. 용도

• 해당 재료가 주방에서 어떻게 사용될지를 명시해요.
• 작성 예: '감자(샐러드용/구이용)', '쇠고기(국물 육수용/팬 스테이크용/장조림용)', 상추(쌈용/겉절이용)

💡축산물의 경우 부위명을 기재하기도 해요.

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3. 상표명(브랜드)

• 특정 브랜드나 제조사의 제품을 요구할 경우, 해당 상표명을 기재해요.
• 작성 예: 'CJ 백설 밀가루 강력분', '특정 농장의 유기농 상추', '고추장: 대상, 샘표식품, 순창, 진미식품, 오복식품 등'

💡구매명세서에 상표를 명시할 때 상표명 바로 뒤에 '이와 유사한 업체'란 말을 첨가하면 경쟁 입찰 시 여러 공급업체들이 경쟁 가능한 것을 의미하며, 구매명세서에 특정 업체명을 기재하면 한 개의 공급업체와만 거래하는 것을 의미해요.

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4. 품질 및 등급

• 객관적인 품질 기준(등급 또는 '혹은 이와 동등한 품질')을 제시해요.
• 육류는 등급(1+, 1 등급), 곡물은 품종, 어패류는 어획 시기 등을 기준으로 해요.
• 작성 예: '돼지고기: 국내산 육질등급 1등급 이상, 삼겹살', '계란: 품질등급 1등급 이상, 특란'

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5. 크기

• 재료의 부피, 중량, 길이 등 크기 규격를 명시해요.
• 음식이 제공되는 그릇의 크기를 고려하여 원하는 크기 및 중량을 정확히 기재해요.
• 작성 예: '양파: 지름 7cm 이상, 150g 내외', '고등어: 조림용 1조각 60g', '감자(중/개당 250g 내외)', '영계(마리당 500g 내외)'

💡국립농산물품질관리원에서 농산물 표준규격을 제정하여 실시해요.

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6. 형태

• 재료의 형태(덩어리, 슬라이스, 다짐육 등)를 명시해요.
• 작성 예: '치즈: 슬라이스 형태/덩어리 형태'

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7. 숙성 정도

• 농산물, 김치, 육류, 치즈 등 숙성 과정이 필요한 재료의 경우, 숙성 기간 또는 상태를 명시해요.
• 작성 예: '쇠고기: 21일 드라이 에이징', '바나나: 푸른 기가 없는 완전히 익은 상태'

💡김치의 경우 어린이 급식소 내에 김치용 냉장고가 있어 숙성시킨 후 제공할 경우에는 '숙성하지 않은 김치'라고 명시하며, 김치용 냉장고가 없는 경우에는 '숙성한 김치'로 명기해요.

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8. 산지명

• 원산지 표시제 실시에 따라 생산 국가 또는 지역을 명시해요.
• 법적 의무 사항인 경우도 많아요.
• 작성 예: '배추: 해남 산', '쌀: 경기 이천 쌀', '쇠고기: 호주산'

💡산지에 따라 상품의 재질, 향미가 달라지고 가격 차이가 나므로 정확하게 제시해야 해요.

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9. 전처리 및 가공 정도

• 납품업체에 요구하는 전처리(손질) 또는 포장 상태를 구체적으로 명시해요.
• 작성 예: '마늘: 껍질을 벗긴 통마늘(깐 마늘)', '닭고기: 뼈와 지방을 제거한 정육 상태', '양상추: 세척 후 4등분 커팅'

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10. 보관 온도

• 재료가 납품되는 시점과 보관 시점에 유지되어야 하는 적정 온도를 기재해요.
• 작성 예: '냉장육: 0~5°C 유지', '냉동 해산물: -18°C 이하'

💡냉장식품이나 냉동식품의 경우 동일 품목이라도 냉장과 냉동에 따라 품질 및 가격 차이가 있으므로 배송되는 동안 및 배송 시점에서의 온도 기준을 함께 제시해요.

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11. 폐기율

• 재료를 손질할 때 발생하는 폐기물(껍질, 뼈, 심지 등)의 비율을 미리 예측해요.
• 작성 예: '브로콜리: 폐기율 30% 미만', '양파: 폐기율 10% 미만'

💡정확한 폐기율 미기재 시 공급업체에서는 전체 중량만을 기준으로 납품하여 남거나 모자랄 수 있으므로 식품의 폐기율 범위 또는 최소한의 가식 부위 중량 비율을 기재해요. 

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💡구매명세서 작성 시 유의사항
① 구매자와 공급업체 모두가 쉽게 이해할 수 있도록 명확하고 구체적이어야 한다.
② 등급, 무게 기준, 당도, 크기 등의 내용을 상세히 기재한다.
③ 현재 시장에서 유통되는 제품명과 등급을 사용한다.
④ 반품 여부를 결정할 수 있는 객관적이고 현실적인 품질 기준을 제시한다.
⑤ 공급업체와 구매자 모두에게 타당하고 공정한 기준을 제시하여야 한다.

📌 명세서는 주방의 계약서

구매명세서는 공급업체와의 약속이자, 주방의 표준 품질을 유지하는 기준서에요.

이 11가지 항목을 꼼꼼하게 작성하고 적용한다면, 식재료 관리의 효율성과 일관된 품질을 확보할 수 있을 거에요.